Организация и проведение обследования бизнес-процессов компании

На каждый вложенный рубль в описание бизнес-процессов вы получите минимум 7 рублей отдачи — доказано! Елена Рауд Описание бизнес-процесса — это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью регламентации действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности. Мы провели множество проектов как полного описания всех бизнес-процессов компании то есть и основных, и вспомогательных, и управленческих , так и выполнили сотни описания отдельных подпроцессов. Полнота описания может быть различной: Блок-схема имеющегося подпроцесса; Плюс к блок-схеме описательная часть; Плюс к этому привязка к исполнителям; Дополнительный анализ подпроцесса с указанием дублирующихся, подвисших и неадекватных функций; Описание подпроцесса с предлагаемыми улучшениями; Переведение всех описаний в должностные документы. Чем более полное описание бизнес-процессов вы заказываете, тем дешевле оно вам обойдется. Поэтому весь консалтинг по описанию бизнес-процессов у нас обязательно обучающий. И заканчивается он сдачей сотрудниками компании зачета на знание своего должностного документа. Здесь будет полезно привести типы должностных документов, которые мы создаем в рамках этой услуги:

Описание бизнес-процессов и анализ потребительского опыта

Бизнес-процессы необходимо оптимизировать, когда: Услуга включает в себя: Построение бизнес-модели и карты процессов компании Проектируем компанию как систему, организованную на получение результата. Формируем карту процессов компании. Карта процессов показывает их состав, взаимосвязь, результат, а также обозначает руководителя каждого процесса.

Проект по описанию бизнес-процессов при создании Заказчиком франшизы. Анкета для отправки запроса на оптимизацию бизнес-процессов.

Как выделить ключевые бизнес-процессы? Ведь нам необходимо, чтобы сложилось в голове системное представление о бизнесе компании. Это означает, что и анализировать информацию лучше не хаотично, а в рамках конкретных процессов. Вот выделением этих процессов и надо заняться перед детальным анализом рабочих функций. Поэтому, продолжим анализировать нашу анкету.

На данном шаге надо попытаться классифицировать существующие бизнес- процессы. Удачно классифицировать бизнес-процессы — задача достаточно сложная.

Сознательное искажение передаваемой информации работниками. Высокая математическая неопределенность. Когнитивное искажение, связанное со свойствами человеческой памяти. Вместо этого я предлагаю методику, разработанную на основе общей теории менеджмента:

Главная» Маркетологу» Бенчмаркинг бизнес процессов структуры бизнес -процесса необходимо провести его первоначальное описание, например в При этом анкеты должны содержать структуру бизнес-процесса, который .

Этот язык придумали американские военные с целью успешного тиражирования бизнес-процессов предприятий аэрокосмической промышленности. В свое время американские военные столкнулись со следующей проблемой. При проектировании заводов было замечено, что каждый раз приходится заново проделывать один и тот же шаг - проектировать одинаковые подсистемы управления, на что уходило дополнительное время и ресурсы. После этого было предложено разработать язык или чертеж, с помощью которого можно было бы описать типовые подсистемы управления и при строительстве нового завода использовать наработанные схемы.

Язык который был придуман и использован для этих целей лег в основу методологии описания бизнес-процессов 0. Основным отличием является наличие в языке дополнительной аналитики. Данный стандарт описания бизнес-процессов предлагает показывать не просто входы и выходы, как это делается в -формате, он предлагает ввести три типа входов. Первый тип входов назвали так же входом, а два других входа назвали управлением и механизмами.

В стандарте 0 помощью входа показывают объекты — информационные и материальные потоки, которые преобразуются в бизнес-процессе. С помощью управления показывают объекты — материальные и информационные потоки, которые не преобразуются в процессе, но нужны для его выполнения. С помощью механизмов стали показывать механизмы, при помощи которых бизнес-процесс реализуется: Выход бизнес-процесса, описанного в стандарте 0 полностью соответствует по смыслу выходу процесса, описанному при помощи -схемы.

Четыре типа объектов, применяемых для описания входов и выходов в стандарте 0, в английском варианте образуют сокращение и на схеме 0 размещаются в строго отведенных местах относительно работ, которые называются функциональными блоками Таблица 1. Таблица 1.

Проектирование бизнес-процессов

В чем дело? Сотрудники, как правило, подробно рассказывают обо всех деталях процесса. Поэтому им кажется, что они изложили аналитику всю нужную информацию. Чтобы избежать подобной ситуации, аналитик должен обратить внимание на следующие особенности работы по организации сбора информации:

Цена остается неизменной во время действия договора и включает .. анкета участника (по форме 5) в соответствии с инструкциями, 2) Текстовые описания бизнес-процессов поддержки пользователей ОЦО;.

Насколько сильными можно назвать сезонные спады? Какие месяцы соответствуют сезону наиболее высокий объем продаж? Клиентская база Собрана и собирается ли на регулярной основе клиентская база? Какой общий размер клиентской базы Если база собрана, то какие данные в ней имеются? Как осуществляется сбор клиентской базы? Способы привлечения клиентов Какое количество клиентов в среднем делает покупку в месяц?

Какое количество клиентов в среднем совершает покупку в день? Сколько новых клиентов ежемесячно приходит в компанию?

Инструменты для улучшения бизнес-процессов

От кого из сотрудников вашей организации — например, вашего непосредственного руководителя, других менеджеров, руководителей других направлений — вашей команде понадобится помощь в ходе реализации проекта? Перечислите этих людей. Рядом с каждой фамилией укажите, какого именно рода помощь потребуется от данного человека это может быть одобрение финансирования, внесение идей по редизайну процесса, участие в практикуме или пилотном проекте.

Инструменты для улучшения бизнес-процессов. Улучшаем бизнес-процессы . Вопросы анкеты позволят вам обнаружить признаки проблем. дайте описания того, как, по их мнению, должен выглядеть этот процесс в идеале.

Про спагетти, или как исследовать бизнес-процессы организации Многие руководители предприятий не обладают полной картиной происходящего в собственных производственных подразделениях. Они знакомы с организационной структурой, направлениями деятельности, общими экономическими показателями. Если по результату получилась прибыль, то наступает уверенность успеха.

Невозможность анализировать себестоимость продукции. В какой стадии находятся заказы клиента, на производство, на сборку? Чем занят штатный персонал? Какая производительность организации? Доказательства из практики. Если разделить общий объём работы на указанных сотрудников, то получаются адекватные нагрузки. В совокупности затрат на оплату труда персонала, производственных и общепроизводственных затрат результат для категории продукции оказался убыточный.

Возможно это демпинг по вытеснению конкурентов, но руководство этого не знает: Исследовать неизвестность можно прямым и обратным методом, где в обоих случаях необходимо понимать направления деятельности предприятия. Минимальный результат исследования: Описание каждого целевого БП в текстовом виде и блок-схеме.

3.6. Методики детального описания бизнес-процессов

О конфиденциальности мы говорили потому, что если при выяснении общей информации ничего секретного не возникает, то когда мы начнем разговаривать с конкретными сотрудниками о том, чем они занимаются, неизбежно столкнемся с подобными вопросами. У сотрудников постоянно в голове будет возникать вопрос: Обычно это вопросы следующих тематик: Напомню конечную цель, если кто-то ее забыл:

Подготовка положений о выполнении бизнес-процессов. 5 Классификации бизнес-процессов; 6 Характеристики бизнес-процесса; 7 Бизнес-процессы.

Рисунок 2. Фрагмент имплементированного бизнес процесса в редакторе Битрикс В нашем примере происходит параллельно постановка задачи трем ролям. Он создает задание, в результате заполнения кастомизированных полей которого, мы можем получить от пользователя информацию и присвоить её переменным или полям сущности. Эти значения будут присвоены соответствующим переменным.

На изображении показана настройка параметров действия для изменения стадии сделки — сущности Битрикс Точно так же можно создавать блоки для изменения полей документов. Точно так же как и при ручной постановке задачи, в ходе выполнения бизнес-процесса будет создана задача с соответствующими параметрами. Процесс на время выполнения до закрытия задачи останавливается.

Разрабатываем анкету для изучения деятельности сотрудников

Изначально нужно выделить структуру бизнес-процесса, на которой в дальнейшем фиксировать все найденные различия в анализируемых бизнес-процессах. Как правило, для формализации структуры бизнес-процесса необходимо провести его первоначальное описание, например в инструментальной системе , а уже затем переходить к их дальнейшему сравнению.

При этом помимо лучших практик, возможно собирать и существующую проблематику бизнес-процесса, что позволяет создать набор срочных мер для оперативной оптимизации бизнес-процесса. Еще одной предметной областью, которую можно анализировать в проекте по бенчмаркингу бизнес-процессов являются операционные риски, поскольку управление ими является необходимым условием организации качественного бизнес-процесса. В дополнение к вышеозначенному, при бенчмаркинге бизнес-процесса важно провести анализ его окружения — исполнителей, документов, информационных систем, технологических ресурсов и т.

На практике, при организации проекта нужно учесть, что чем больше будет собрано информации по процессу, тем качественнее будет сравнение, при этом, наиболее интересно смотреть ни сколько на регламенты и описания бизнес-процессов, сколько на их показатели и результаты.

Совершенствование бизнес-процессов и организационной структуры предприятия. Внедрение Анкета для ранжирования бизнес-процессов.

Как видно на диаграмме, разработка моделей процессов при помощи инструментальной среды моделирования — не самое длительное и трудоемкое дело. Этот факт объясняется просто — для получения и обработки информации нужно затратить значительно больше времени, чем на техническую работу по формированию графической схемы процесса. Вернемся к третьей методике. Она достаточно проста. Сотрудники подразделений приглашаются в офис рабочей группы. Аналитик проводит интервью и тут же со слов сотрудников формирует модели процесса.

Никаких анкет или других материалов в этом случае не используется. Методика позволяет получить за очень короткое время большое количество моделей процессов низкого качества и плохо увязанных между собой. Какую из трех методик сбора информации выбрать? На наш взгляд, наиболее эффективной является вторая методика. Ее основа — проведение квалифицированных интервью с сотрудниками подразделений с последующей обработкой информации.

Следует отметить, однако, что данная методика предъявляет значительные требования к квалификации и опыту аналитиков, которые выполняют интервьюирование.

Методика детального описания бизнес-процессов

Как выделить ключевые бизнес-процессы? Александр Чавалах Дата: Напомню, что в качестве результата по предыдущей части мы имеем описанную организационную структуру и заполненные анкеты привлеченных к проекту сотрудников. Но, кроме анкет, мы можем получить и еще один источник информации, потенциально полезный при обследовании деятельности предприятий.

Документация по настройке процессов Руководство по использованию дизайнера процессов При выполнении бизнес-процесса пользователю может открыться специальная заполнения анкеты с произвольными кнопками, возможностью ввода комментариев, выбора значений из справочников и т. д.

Поблагодарили 0 раз а в 0 сообщениях : Опросники, анкет при описании бизнес-процессов Цитата: Понимаю что для начала нужно понять какая система есть на сегодняшний день какая система необходима для успешного управления. Я бы еще в"для начала" добавил"какая система нужна директору" и зачем. Имхо, если Вы сами не директор, то это по приоритетности может посоперничать с первыми двумя Цитата: Так как в компании человек я новый, не могу представить как можно быстро изучить кто в какой степени отвечает за управление проектом Тут я не вполне уверен, но шестое чувство мне подсказывает, что должен быть человек, или несколько человек, которые прекрасно все знают Раз есть управление, и все работает, кто-то, вероятно, этими проектами руководит Имхо может оказаться на порядок эффективнее запастись осознанием, чего и зачем Вы хотите, найти их и покорешаться найти общие интересы в т.

Это не исключает возможности и пользы применения опросников, просто несколько разные цели А что конкретно изучать ну, кроме конечно, стандартных методик зависит от того что хотите сделать не смейтесь. То есть, если вообще есть новая система, которую решено запустить, то нужно в нее вникнуть, и опрашивать те пункты, которые затрагивают сотрудников, то есть тупо примерять новые функции на персонал А если не вполне ясно, что менять, и зачем, а просто начинается с того, что"что-то не так" Скажу еще что, имхо, для того, чтобы"понять какая система есть на сегодняшний день", нужно определенно представлять что для Вас в данном случае будет"система".

Как Вы поймете, что поняли?

Про спагетти, или как исследовать бизнес-процессы организации

Краснослав Краснославович Чупров К. Ниже мы приводим несколько советов бизнес аналитикам для успешного решения основных девяти вопросов встречающихся на проектах обследования бизнес-процессов компании. К таким ключевым вопросам мы относим следующие: Где осуществляется бизнес-процесс, который нужно смоделировать?

В каких структурных подразделениях компании осуществляются искомые бизнес-процессы? Кто является владельцем процессов и или экспертом, который лучше всех в компании способен объяснить, как осуществляется бизнес-процесс?

Методика детального описания бизнес-процессов: В данном разделе будут Подчеркнем, что данная анкета не предназначается для заполнения.

Подписаться Описать бизнес-процессы — не значит знать, как клиенты реально взаимодействуют с компанией. Если первый скорее описывает, как"все устроено" и работает на стороне с точки зрения компании, то второй — как"все устроено" и работает с точки зрения клиента. Взаимодействие клиентов с компанией в"реальных условиях" зачастую проходит не так, как это ожидается на стороне компании.

Поэтому для многих руководителей и менеджеров результаты исследований клиентского опыта часто становятся неожиданностью. Именно так — настройка и"внутренних" и"внешних" интерфейсов в единой логике оптике , да при том еще логике клиента. Как это возможно? Иными словами, чтобы обеспечить целостность, последовательность потребительского опыта клиентов в разных каналах взаимодействия.

Интерфейсы, сообщения и процессы, устроенные не"по-клиентски" не смогут успешно решать эту задачу. Единый подход позволит"состыковать" в целостную ИТ-систему отдельные решения и их информационное наполнение. Клиенты ищут информацию в базе знаний и подают обращения, агенты обрабатывают обращения в т. Описание бизнес-процессов Как на практике выглядит клиентоцентричный подход к описанию бизнес-процессов?

Обзор методологий проектирования бизнес процессов